E-Mail / Notes / iQ.Suite / Sametime
Auf dieser Seite erhalten Sie alle wichtigen Informationen rund um die Themen E-Mail, Notes und iQ.Suite.
Verbindliche Regelungen im Umgang mit unserem E-Mail-System werden in der zugehörigen Dienstanweisung festgelegt:
Unser E-Mail-System basiert technisch auf einer Domino-Server-Infrastruktur und der Nutzung eines Notes-Clients. Antworten auf viele Fragen zum Umgang mit Notes finden Sie in der Datenbank „Notes-FAQ“. Eine entsprechende Kachel befindet sich in Ihrem Notes auf dem Arbeitsbereich „Mail / Adressbuch“. Einen Einführungsleitfaden zu Notes finden Sie hier:
Mit Notes 11 wird auch "Sametime" freigeschaltet. Sametime ist eine in Notes integrierte Chat-Funktion mit Präsenzanzeige.
Um E-Mails mit personenbezogenen Daten oder Sozialdaten auf sicherem Wege an externe Adressaten, beispielweise unsere Auftraggeber bei den Kranken- und Pflegekassen, schicken zu können, wurde für viele unserer Kommunikationspartner eine E-Mail-Verschlüsselung eingerichtet. Alles was Sie dazu wissen sollten, haben wir Ihnen auf einer eigenen Seite im Themenbereich „IT-Sicherheit“ zusammengestellt:
Für das Abwesenheitsmanagement steht Ihnen die Software iQ.Suite Clerk zur Verfügung. Hier können Sie für geplante Abwesenheiten wie z.B. Urlaubszeiträume einstellen, an wen Ihre E-Mails währenddessen ggf. weitergeleitet werden sollen. Auch entsprechende Texte für den Hinweis an die Absender der E-Mails sowie an Ihre Vertretung können hier konfiguriert werden. Der Medizinische Dienst Nordrhein hat für die Abwesenheitsmeldungen eine standardisierte Vorlage erstellt, an die Sie sich bitte halten. Die Software iQ.Suite beinhaltet ebenfalls das Anti-Spam-Management.
Informationen zum Umgang mit der iQ.Suite erhalten Sie in der folgenden Anleitung:
Aus Datenschutzgründen werden E-Mails, die von bestimmten Absenderadressen aus verschickt werden, nicht durch den iQ.Suite Clerk bearbeitet, d.h. es erfolgt weder eine Weiterleitung der E-Mails, noch eine Benachrichtigung an die Absenderadresse. Welche Adressen davon betroffen sind, können Sie der folgenden Liste entnehmen: