In der aktuellsten Version von WebEx kann es passieren, dass sich eine laufenden WebEx schließt, sobald Sie einen Anruf bekommen. Dies können Sie vermeiden, indem Sie eine Rufumleitung einrichten, die ausnahmslos jeden Anruf umleitet und den Status bei OSUC auf „bitte nicht stören“ setzen.

Wollen Sie während einer WebEx telefonieren, funktioniert dies nur, wenn für die WebEx andere Audio-Geräte eingestellt sind als für das Telefon. Zum Beispiel: Die WebEx läuft über Mikro und Lautsprecher des Laptops, das Softphone läuft komplett über Ihr Headset. Sollten Sie während der Webex telefonieren, achten Sie unbedingt darauf, dass Sie in der WebEx stummgeschaltet sind. Sonst können andere Teilnehmerinnen und Teilnehmer in der WebEx Ihr Gespräch mithören.

Ist Dragon aktiv und Sie telefonieren gleichzeitig, kann es passieren, dass Dragon Ihr Mikrofon unbemerkt stummschaltet. Das Ergebnis: Ihre Gesprächspartnerin/Ihr Gesprächspartner kann Sie nicht mehr hören. Dragon sollte deswegen vor jedem Telefonat deaktiviert werden.

Ein stummgeschaltetes Mikro erkennen Sie bei Jabra-Headsets auch an dem roten Signallicht auf dem runden Bedienungsfeld. Ist Ihr Mikro an, leuchtet dieses grün.

Sie versuchen eine andere Person über Softphone zu erreichen, erhalten aber die Meldung, dass das Gerät dieser Person "außer Betrieb" sei? Das bedeutet in den meisten Fällen, dass die Person keine Umleitung eingerichtet und dann den Computer runtergefahren hat. Ist der Computer wieder angeschaltet, sollte ein Anruf wieder möglich sein.

Überprüfen Sie die Audioeinstellungen Ihres Softphones

Gehen Sie in die Audioeinstellungen. Diese finden Sie, wenn Sie oben rechts in der blau hinterlegten Menüleiste auf Ihren Namen und dann auf „Einstellungen“ oder auf das Headset-Symbol klicken. Wählen Sie „Audio/Video“. Jetzt haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Unter „Audioausgabe“ wählen Sie das Gerät, das beim Telefonieren den Ton ausgibt (= das Headset).
• Unter „Klingeltonausgabe“ wählen Sie das Gerät, das den Klingelton ausgibt. Wählen Sie hier den Lautsprecher am Laptop, wenn Sie Anrufe auch dann hören wollen, wenn Sie das Headset nicht tragen.
• Unter „Mikrofon“ wählen Sie das Mikrofon, das für Gespräche genutzt wird (= das Headset). Ist hier nicht das Headset eingerichtet, kann man Sie nicht hören.

Überprüfen Sie, ob Ihr Headset stummgeschaltet ist

Wenn Sie das Headset von Jabra nutzen, befindet sich am Kabel eine kleine runde "Fernbedienung". Leuchtet das Mikrofon-Symbol rot, sind Sie stummgeschaltet. Drücken Sie auf das Mikrosymbol auf der Fernbedienung oder in der Anzeige bei OSUC, um die Stummschaltung aufzuheben.

Wenn Sie dienstlich unterwegs sind und nicht am Laptop arbeiten, dürfen Sie auf Ihr Smartphone umleiten, um weiterhin erreichbar zu bleiben. Arbeiten Sie hingegen im Büro oder von zu Hause aus am Laptop, richten Sie bitte keine Weiterleitung ein. Telefonieren Sie dann über die Anwendung auf Ihrem Computer. 

Sie sind abwesend und wollen auf eine Kollegin oder einen Kollegen weiterleiten? So geht’s:

1. Klicken Sie auf das "Pfeil-Symbol" und dann auf "Anrufumleitung und Regeln Einstellungen". Es öffnet sich ein neues Fenster.
2. Klicken Sie auf "Anrufumleitung aktivieren" und wählen Sie aus, in welchen Fällen umgeleitet werden soll.
3. Geben Sie die Nummer der Weiterleitung ein. Interne Rufnummern können Sie direkt über das Eingabefeld suchen. Andere Rufnummern geben Sie im Standardformat an (+49 211 xxxxxxx).
4. Tipp: Unter "Regeln" können Sie individuelle Weiterleitungen einrichten, die Sie öfters verwenden wollen. Zum Beispiel für einen bestimmten Wochentag oder Termin.

Grundsätzlich gilt für Weiterleitungen:

• Leiten Sie Ihr Telefon am Feierabend und bei Abwesenheit auf einen Anrufbeantworter, eine Kollegin oder einen Kollegen um.
• Da Umleitungen bei ungeplanter Abwesenheit nicht mehr von anderen an Ihrem Festnetztelefon eingestellt oder geändert werden können, sollten Sie jeden Feierabend eine Weiterleitung einrichten. So laufen Anrufe nicht ins Leere, wenn Sie zum Beispiel krank werden.
• Bitte leiten Sie Softphone nicht auf private Endgeräte (z. B. Ihr Smartphone) um, wenn Sie am Laptop arbeiten. Telefonieren Sie in diesem Fall direkt über Softphone.
• Wenn Sie nicht am Laptop arbeiten und unterwegs erreichbar sein müssen, empfehlen wir die Funktion „One Number Service“ statt der klassischen Weiterleitung. Hier setzen Sie bitte ausschließlich eigene Rufnummern ein, niemals die von Kolleginnen oder Kollegen.

Bei externen und internen Anrufen (z. B. an die IT-Hotline) kommt es immer mal wieder vor, dass Sie von einer automatischen Ansage darum gebeten werden, über Ihr Telefon Zahlen einzugeben. Zum Beispiel, um Ihren Anrufgrund klarzumachen ("Bei technischen Fragen drücken Sie bitte die eins" o.ä.). Bitte beachten Sie bei der Nutzung von Softphone über OSUC, dass Sie diese Zahlen nicht über die Tastatur Ihres Computers eingeben können. Diese Eingaben werden von Softphone nicht erkannt. Öffnen Sie stattdessen das sogenannte DTMF-Fenster. Es befindet sich während des Telefonats neben dem roten Hörersymbol, in dem auch die Anrufdauer zu sehen ist und über das Sie auflegen können. Links daneben sind drei weitere Buttons mit Symbolen. Über das Kästchen-Symbol ganz links, das einem Tastenpad ähnelt, öffnen Sie das DTMF-Fenster.

Die Umstellung auf die neue Telefonanlage kann zunächst ungewohnt sein. Denken Sie trotzdem daran, nach jedem Telefonat zu überprüfen, ob dieses wirklich beendet wurde und Sie auch aufgelegt haben. Sonst kann es sein, dass die Telefonverbindung noch steht und private Gespräche mitgehört werden.

Dasselbe gilt, wenn Sie während einer WebEx telefonieren: Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihr Mikrofon in der Videokonferenz stummgeschaltet ist.

Die Kolleginnen und Kollegen des Bereichs IT. Telefon: 0211 1382-110 oder intern: 1110.