Seit 2010 brauchen alle Beschäftigten für jede Dienstreise ins EU-bzw.EFTA-Ausland (Island, Liechtenstein, Norwegen) und in die Schweiz eine sogenannte A1-Bescheinigung (siehe EU-Verordnung Nr. 883/2004). Diesbezüglich finden bereits in einigen EU-/EFTA-Mitgliedsländern Kontrollen statt, bei denen auch Bußgelder verhängt werden, sofern die entsprechende Bescheinigung bei einer Dienstreise durch eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer nicht vorgelegt werden kann. Zudem können die Sozialversicherungsbeiträge nach dem Recht des Aufenthaltslandes sofort eingezogen werden. Auch der Zutritt zu Firmen- oder Messegeländen kann verweigert werden.

Das Entsendeformular A1 bescheinigt, welches Sozialsystem für einen Versicherten zuständig ist. So soll vermieden werden, dass bei einer Entsendung Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei EU-Staatenfällig werden. Das Dokument ist wichtig für entsendete Arbeitnehmer und Selbständige, die nur eine kurze Zeit im EU-Ausland arbeiten.

Selbst bei kurzen Dienstreisen ins Ausland, z.B. für eine Fortbildungsveranstaltung oder einen Workshop, für die Teilnahme an einem Seminar oder einer Konferenz, muss die A1-Bescheinigung mitgeführt werden. Sprich: jeder beruflich bedingte Grenzübertritt macht die A1-Bescheinigung nötig.

Sobald eine A1-Bescheinigung benötigt wird, nimmt der Mitarbeitende selbst oder die vorgesetzte Stelle oder das Service-Center die Meldung des Bedarfes einer A1 Bescheinigung an den zuständigen Gehaltssachbearbeiter im Bereich Personal vor: Es müssen die genaue Adresse und die Dauer des Auslandsaufenthaltes in schriftlicher Form mindestens 10 Arbeitstage vor Beginn angegeben werden.