Digitale Reisekostenabrechnung
Reisen werden über das Modul „Reisen“ im SAP ESS abgerechnet. Ihre Reisekostenabrechnung können Sie - wie tariflich festgelegt - 3 Monate rückwirkend geltend machen. Bitte beachten Sie bei der Abrechnung die Dienstanweisung für Dienstreisen und Dienstgänge.
Zu den Anleitungen im Modul "Reisen" SAP ESS geht es hier.
Bitte beachten Sie, dass es je nach Berufsgruppe Unterscheidungen bei den Dienstreisen/Dienstgängen gibt.
Das Ablaufschema für Ihre Berufsgruppe finden Sie nachfolgend:
Alle Anfragen zum Thema Reisekostenabrechnung , senden Sie gerne per E-Mail an die Mailbox reisekosten@md-nordrhein.de
Dienststelle, Dienstort, Dienstreise, Dienstgang?
- Dienststelle: organisatorisch/vertraglich zugeordnetes Begutachtungszentrum
- Dienstort: Landkreis/kreisfreie Stadt, in dem/der sich die Dienststelle befindet
- Dienstreise: Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes
- Dienstgang: Erledigung von Dienstgeschäften innerhalb des Dienstortes
Beginn und Ende der Dienstreise/des Dienstganges (Originäre Tätigkeit)
Bitte beachten Sie, dass es je nach Berufsgruppe eine Unterscheidung bei Beginn und Ende der orginären Tätigkeit gibt.
Pflegefachkräfte in der Einzelfallbegutachtung:
Beginn und Ende der Dienstreise orientiert sich am Start- und Endort der geplanten Vertourung aus Visitour.Pflegefachkräfte in der Qualitätsprüfung:
Die Dienstreise bzw. der Dienstgang sollte grundsätzlich am BBZ beginnen und enden. Beginn und Ende muss jedoch an der Wohnung erfolgen, wenn dies zeitlich günstiger oder wirtschaftlicher ist. Die Dauer der Dienstreise bzw. des Dienstganges und die Höhe des Erstattungsanspruches richten sich nach der zeitlich bzw. wirtschaftlich gesehen günstigeren Strecke.
Beginn und Ende der Dienstreise/des Dienstganges (übrige Dienstreisen)
- Grundsätzlich am Dienstort (BBZ)
- An der Wohnung, wenn zeitlich günstiger oder wirtschaftlicher
- Falls es die Dienstreise aus zeitlichen Gründen nicht zulässt, dass Sie morgens vor Beginn des Dienstgeschäfts pünktlich anreisen, so kann eine Anreise am Vortag durch den Vorgesetzten oder das Team Bildung genehmigt werden
Welches Transportmittel darf ich nutzen?
Öffentliche Verkehrsmittel
Grundsätzlich ist vorrangig die Bahn zu nutzen. Dazu buchen Sie sich ein Flexticket in der 2. Klasse. Innerhalb Nordrhein wird nur der Nahverkehr genutzt (kein ICE/IC).
PKW
Bitte beachten Sie, dass es je nach Berufsgruppe eine Unterscheidung gibt, wann Sie einen PKW nutzen dürfen.
Pflegefachkräfte in der Einzelfallbegutachtung:
- Hausbesuche (Vertourung in Visitour)
- Bei anderen Dienstreisen nur wenn die Nutzung durch Zeit- und/oder Kostenersparnis wirtschaftlicher ist.
Pflegefachkräfte in der Qualitätsprüfung:
- Qualitätsprüfungen
- Bei anderen Dienstreisen nur wenn die Nutzung durch Zeit- und/oder Kostenersparnis wirtschaftlicher ist.
Wie viel bekomme ich erstattet?
- Bei Bahnreisen werden Ihnen die Ticketkosten erstattet sofern Sie kein Deutschlandticket besitzen.
- Je gefahrenen Kilometer mit dem PKW 0,42 Euro
- Je gefahrenen Kilometer mit dem Motorrad/Motorroller/Moped/Mofas/ E-Bike/Fahrrad 0,23 Euro
- Für Hotelbuchungen gilt ein Betrag von bis zu 80,00 Euro für die Übernachtung (exkl. Frühstück) als angemessen. Abweichungen sind im Einzelfall möglich, sollten aber mit der Führungskraft abgestimmt und mit Hilfe von drei Angeboten nachvollziehbar begründet werden.
Verpflegungspauschale
- Bei Dienstreisen >= 8 Stunden: 14,00 Euro
- Bei Dienstreisen >= 10 Stunden: 28,00 Euro
Abzüge Verpflegungspauschale
- Frühstück: 5,60 Euro (20 Prozent vom vollen Tagesgeldsatz)
- Mittagessen: 11,20 Euro (40 Prozent vom vollen Tagesgeldsatz)
- Abendessen: 11,20 Euro (40 Prozent vom vollen Tagesgeldsatz)
SAP Modul Reisen – kurz erklärt
Arbeitsplatz Reisende
Hier finden Sie alle von Ihnen eingegebenen Reiseanträge und Spesenabrechnungen in verschiedene Ansichten aufgeteilt.
Tipp: Für eine aktuelle Ansicht unten rechts auf „Aktualisieren“ klicken.
Schnellerfassung Spesen
Hier können Sie alle Spesenabrechnungen mit „Originäre Tätigkeit“ schnell und einfach erfassen.
Tipp: Wenn Sie die Abrechnungen wochenweise oder monatlich ausgezahlt haben möchten, sichern Sie die Eingaben, nehmen anschließend das grüne Häkchen bei „Abs.“ raus und speichern Sie nochmal. Für das Absenden zu einem späteren Zeitpunkt die Häkchen wieder einsetzen und „Sichern“.
Reiseantrag anlegen
Hier stellen Sie die Dienstreisegenehmigung für Ihre Dienstreise (alle außer „Originäre Tätigkeit“). Nach Genehmigung durch den Vorgesetzten erhalten Sie eine E-Mail.
Wichtig: Den Antrag nicht nur im „Entwurf sichern“, sondern „Sichern und zur Genehmigung senden“. Eine Abfrage dazu kommt im letzten Schritt „Prüfen“.
Spesenabrechnung anlegen
Hier legen Sie Ihre Spesenabrechnung zum vorher gestellten Reiseantrag an.
Wichtig: Die Abrechnung nicht nur im „Entwurf sichern“, sondern „Sichern und zur Genehmigung senden“. Eine Abfrage dazu kommt im letzten Schritt „Prüfen“.
Anlagen hinzufügen
Sie können jederzeit Anlagen/Belege zu Ihren Reiseanträgen und Spesenabrechnungen hinzufügen.
Dazu gehen Sie auf den „Arbeitsplatz Reisende“, klicken auf den Reiter „Meine Reiseanträge“ oder „Meine Spesenabrechnungen“ und laden über die Spalte „Anlagen“ die PDF-Datei oder JPG-Datei hoch.
Tipp: Wenn der Dateiname eines Fotos die Endung „.JPEG“ hat, benennen Sie die Endung des Dateinamens vor dem Upload in „.JPG“ um.
Fragen und Antworten zur digitalen Reisenkostenabrechnung
Bei Kosten, die 5 Euro pro Tag bzw. 40 Euro im Monat nicht übersteigen kann auf die Einreichung der Belege verzichtet werden. Diese müssen aber zwecks möglicher Prüfung 6 Monate aufbewahrt werden.
Hierzu gehen Sie auf den "Arbeitsplatz Reisende" und wählen den Reiter "Meine Spesenabrechnungen" aus. Wenn die Übersicht nicht aktuell ist, bitte unten rechts einmal auf "aktualisieren" klicken.
In der Übersicht sehen Sie verschiedene Spalten, u. a. auch die Spalte "Anlagen". Durch Anklicken der blau hinterlegten Büroklammer mit Zahl können Sie sich die Belege anzeigen lassen.
Für Ihr verlorenes Parkticket können Sie weiterhin einen Eigenbeleg erstellen. Der Eigenbeleg muss nach den gleichen Regelungen wie bei den Parktickets an die Spesenabrechnung angehängt werden.
Hier finden Sie das Formular dazu.
Die Reisekosten werden montags ausgezahlt. Das heißt, alle Abrechnungen, die bis Freitag eingehen, nimmt das System für die kommende Woche in die Auszahlung.
Nein, die Reisekostenabrechnungen werden automatisiert abgerechnet. Jeder Mitarbeiter ist für seine Angaben selbst verantwortlich. Es wird im Nachhinein stichprobenartig die Richtigkeit der Abrechnung geprüft.
Um Ihre Belege an die Reisekostenabrechnung anzuhängen, dürfen Sie sich von Ihrer privaten E-Mailadresse die Belege an die dienstliche E-Mail Adresse senden.
Hier die aktualisierte Dienstanweisung "Nutzung der elektronischen Dokumentenübertragung per E-Mail" und hier die Dienstanweisung "Einsatz der Datenverarbeitung und des Datenschutzes".
