DA Telekommunikation - Fernsprecheinrichtung, Telefax, Mobilfunktelefon (Handy)/Mobile Digital Assistent (MDA)

Inhaltsverzeichnis

Allgemeines

1. Fernsprecheinrichtungen
   1. Geltungsbereich
   2. Private Nutzung
   3. Verantwortlichkeiten
      1. Verantwortung des FB Datenservice und Beschaffung und der Vorgesetzten der jeweiligen Organisationseinheiten
      2. Verantwortung des Mitarbeiters
   4. Abwesenheit
      1. Geplante Abwesenheit
      2. Nicht geplante Abwesenheit
      3. Ausscheiden eines Mitarbeiters
   5. Datenschutz
   6. Prüfung auf Einhaltung der Dienstanweisung
2. Telefax
   1. Allgemeines
   2. Geltungsbereich
   3. Private Nutzung
   4. Verantwortlichkeiten
      1. Verantwortung des Mitarbeiters
      2. Verantwortung des FB Zentrale Dienste und Finanzen und Datenservice und Beschaffung
   5. Datenschutz
3. Mobilfunktelefon (Handy)/ Mobile Digital Assistent (MDA)
   1. Geltungsbereich
   2. Private Nutzung
   3. Verantwortlichkeiten
      1. Verantwortung des FB Zentrale Dienste
      2. Verantwortung des Mitarbeiters
      3. Abwesenheit
   4. Ausscheiden eines Mitarbeiters
      1. Weitere Vorgehensweise
      2. Löschen von lokalen Daten
   5. Datenschutz und Datensicherheitsmaßnahmen
      1. Datenschutz
      2. Auskünfte und Übermittlung von Daten
      3. Verlust
4. Inkrafttreten

Männliche und weibliche Form:
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text jeweils die männliche Bezeichnung gewählt, dies schließt die weibliche Bezeichnung ein.

Allgemeines

Die Dienstanweisung regelt die zur Verfügungstellung von Telekommunikationstechniken und deren dienstliche Nutzung im Medizinischen Dienst Nordrhein sowie den Schutz personenbezogener Daten und des gesprochenen Wortes vor unzulässigem Gebrauch.

Mobile Endgeräte und IT-Systeme sind aus dem Arbeitsalltag heute nicht mehr wegzudenken. Mit den neuen Möglichkeiten gehen jedoch nicht nur Vorteile, sondern auch eine unüberschaubare Anzahl an Gefahren und Risiken einher. Dies erfordert verstärkte Anstrengungen in Sachen Sicherheit sowie den verantwortungsvollen und wachsamen Umgang mit den Geräten durch die Mitarbeiter.

Die Bestimmungen der jeweils gültigen Datenschutzgesetze sind Bestandteil dieser Anweisung.

Die Dienstanweisung ist eine innerbetriebliche/dienstliche Vorschrift. Ein Verstoß gegen diese Vorschrift kann arbeitsrechtliche/dienstliche Folgen haben.


1. Fernsprecheinrichtungen

1.1 Geltungsbereich

Fernsprecheinrichtungen sind IT-Systeme, bei deren Betrieb regelmäßig personenbezogene Bestands- und Verbindungsdaten sowie Gesprächsinhaltsdaten anfallen werden.

Der Einsatz und der Betrieb von Fernsprecheinrichtungen für Dienst- und Privatgespräche ist in der Dienstvereinbarung über den Betrieb einer Telekommunikationsanlage geregelt.


1.2 Private Nutzung

Fernsprecheinrichtungen sind grundsätzlich nur dienstlich zu nutzen. Die private Nutzung ist auf einen angemessenen Umfang zu beschränken und darf den Dienstbetrieb nicht beeinträchtigten.


1.3 Verantwortlichkeiten

1.3.1 Verantwortung des Fachbereiches Datenservice und Beschaffung und der Vorgesetzten der jeweiligen Organisationseinheiten

Die Mitarbeiter sind vor der erstmaligen Nutzung durch den Fachbereich Datenservice und Beschaffung oder den Verwaltungsfachkräften in den Beratungs- und Begutachtungszentren in die Handhabung der Fernsprecheinrichtung einzuweisen.
Der Fachbereich Datenservice und Beschaffung hat dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter von technischen Problemen entlastet werden.

Die Aufträge über Neueinrichtungen, Veränderungen oder Löschungen von Nutzern sind schriftlich von den Vorgesetzten der jeweiligen Organisationseinheiten an den Fachbereich Datenservice und Beschaffung (Bestellung der Engeräte erfolgt über den Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen) zu richten.

Bei Störungen ist der Fachbereich Datenservice und Beschaffung unverzüglich zu benachrichtigen (Telefon 0211/1382 – (1)110, E-Mail FB Datenservice/Nordrhein). Jegliche Veränderungen sowie Reparaturen an den Telefonendgeräten sind nur dem Fachbereich Datenservice und Beschaffung vorbehalten.


1.3.2 Verantwortung des Mitarbeiters

Die Telefonendgeräte sind durch die Mitarbeiter pfleglich zu behandeln. Den Mitarbeitern ist es untersagt, die Telefonendgeräte eigenmächtig anderweitig anzuschließen. Schäden oder Störungen sind umgehend dem Fachbereich Datenservice und Beschaffung zu melden (Telefon 0211/1382 – (1)110, E-Mail FB Datenservice/Nordrhein).

• Die Mitarbeiter sind verpflichtet, alle Anrufe während der Arbeitszeit entgegenzunehmen.
   
• Der Mitarbeiter hat sich bei Annahme von externen Gesprächen wie folgt zu melden:
  Medizinischer Dienst der Krankenversicherung Nordrhein, Beratungs- und Begutachtungszentrum/Servicezentrum/Referat/Fachbereich etc., Name, Höflichkeitshalber sollte eine Grußformel (z. B. „Guten Tag“) angefügt werden.
   
• Die in der Anruferliste dokumentierten Anrufe in Abwesenheit sind im Einzelfall zurückzurufen, soweit die Rufnummern sicher erscheinen. Im anderen Fall können Schäden durch hohe Kosten eintreten (z. B. 0190, 0800 usw.).
   
• Die Organisationseinheiten, die mit einem Anrufbeantworter ausgestattet sind, haben diesen bei Beginn der regulären Arbeitszeit zu deaktivieren und nach Beendigung der regulären Arbeitszeit zu aktivieren.
   
• Wenn eine gebührenfreie Kurzwahl zur Verfügung steht (siehe Mitarbeiterverzeichnis), ist diese zu nutzen. Es ist untersagt, amtliche kostenpflichtige Rufnummern zu wählen, es sei denn, die gebührenfreie Kurzwahl steht nicht zur Verfügung (siehe Dienstvereinbarung über den Betrieb einer Telekommunikationsanlage).

1.4 Abwesenheit

1.4.1 Geplante Abwesenheit

Bei geplanter Abwesenheit ist der Mitarbeiter verpflichtet, sein Telefonendgerät auf die jeweilige Vertretung umzuleiten. Bei aufgetretenen Störungen ist die Umleitung auf ihre Funktionsfähigkeit zu überprüfen.


1.4.2 Nicht geplante Abwesenheit

Bei nicht geplanter Abwesenheit hat der Vorgesetzte (oder ein von ihm benannter Vertreter) die Pflicht, das Telefonendgerät des abwesenden Mitarbeiters umleiten zu lassen.


1.4.3 Ausscheiden eines Mitarbeiters

Der Fachbereich Personal ist verpflichtet, die Fachbereiche Zentrale Dienste und Finanzen und Datenservice und Beschaffung umgehend den genauen Ausscheidungstermin eines Mitarbeiters anzuzeigen. Der Vorgesetzte des Mitarbeiters informiert ebenfalls sofort die Fachbereiche Zentrale Dienste und Finanzen und Datenservice und Beschaffung, so dass die weitere Verwendung der Telefonendgeräte und Vergabe der Rufnummern geplant werden können. Nach Ausscheiden des Mitarbeiters ist das Telefonendgerät durch den Fachbereich Datenservice und Beschaffung ggf. neu zu konfigurieren.


1.5 Datenschutz

Die Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sind zu beachten. Für personenbezogene Daten ist das Datenschutzgesetz Nordrhein Westfalen (DSG NRW) zu beachten. Gesprächsinhaltsdaten von Dienstgesprächen können Sozialdaten sein. In diesem Fall finden die Vorschriften des § 35 SGB I (Sozialgesetzbuch I) und §§ 67 ff SGB X Anwendung.

Jegliche Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten privater und dienstlicher Telefongespräche hat sich streng am Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, insbesondere der Erforderlichkeit sowie der Zweckbindung zu orientieren (§ 89 Abs. 1 TKG). Es gilt der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 3 Abs. 4 Telekommunikations-Datenschutzverordnung (TDSV)).

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten aus Dienstgesprächen ist zulässig, soweit diese zum ordnungsmäßigen Betrieb der Fernsprecheinrichtungen erforderlich sind bzw. der Erfüllung haushaltsrechtlicher Vorschriften (Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit) dienen.

Die Lautsprecherzuschaltung ist von der Einwilligung des Telefonpartners abhängig zu machen.

Unbefugte Aufzeichnung von Gesprächsinhaltsdaten mittels Tonträgern und anderen Dokumentationseinrichtungen sind, soweit eine ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung (§ 100a STPO) fehlt, verboten (§ 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB). Eingehende Gespräche dürfen lediglich bei besonderer Gefährdung im Einzelfall (z. B. Bomben- oder Attentatsdrohung) aufgezeichnet werden. Hiervon ist die Geschäftsführung umgehend zu unterrichten.

Revisionsfähige Übersichten über die Konfiguration der Anlage und der Standorte der Geräte sind zu führen. Aus diesen Übersichten muss auch hervorgehen, welche Nebenstelle über welche Leistungsmerkmale verfügt. Eine Beschreibung der verwendeten Systemfunktionen muss vorhanden sein.


1.6 Prüfung auf Einhaltung der Dienstanweisung

Die Innenrevision und der Datenschutzbeauftragte werden im Rahmen Ihrer Zuständigkeiten die Einhaltung der Dienstanweisung prüfen.


2. Telefax

2.1 Allgemeines

Es ist Ziel, der nachfolgenden Ausführungen, die zum Datenschutz und zur Datensicherung erforderlichen technischen und organisatorischen Vorkehrungen zur Nutzung von Telefaxgeräten zu regeln. Die Telefax-Übertragung ist im Vergleich zum herkömmlichen Brief schneller und oft auch preiswerter. Der Inhalt eines Telefax unterliegt seitens der Telekom generell dem Fernmeldegeheimnis (§ 85 TKG); dennoch birgt die Telefaxtechnik Risiken. Während man beim Telefon eine falsche Verbindung sehr schnell erkennt und sich entsprechend verhalten kann, wird eine Telefax-Sendung im Fall einer falschen Verbindung oft vollständig übertragen, bevor der Absender den Fehler bemerkt. Eine weitere Gefahrenquelle besteht darin, dass Telefax-Sendungen beim Empfänger unverschlossen ankommen. Jeder, der sich in der Nähe des Telefaxgerätes aufhält, kann die ankommenden Telefaxe lesen.

Für die Erhebung personenbezogener Daten gelten die Vorschriften wie schon in Ziffer 1.5 Datenschutz dieser Dienstanweisung beschrieben.

Bei Versenden eines Telefax ist darauf zu achten, dass die gesetzliche Regelung zur Verletzung von Privatgeheimnissen gemäß § 203 Strafgesetzbuch (StGB) eingehalten wird. Wird ein Telefax vom PC Arbeitsplatz aus gesendet oder empfangen, gelten die Bestimmungen der Dienstanweisung E-Mail analog.


2.2 Geltungsbereich

Die nachfolgenden Regelungen gelten für alle Mitarbeiter, die dienstlich ein Telefaxgerät nutzen.

Die Geräte und die darüber angebotenen Leistungsmerkmale dienen der Unterstützung bei der Aufgabenerledigung.


2.3 Private Nutzung

Telefaxgeräte sind nur dienstlich zu nutzen. In Notfällen ist die private Nutzung erlaubt.


2.4 Verantwortlichkeiten

2.4.1 Verantwortung des Mitarbeiters

Die Telefaxgeräte sind durch den Mitarbeiter pfleglich zu behandeln. Jegliche Veränderungen an "stand-alone" Telefaxgeräten sowie an Multifunktionsgeräten dürfen nur von den Fachbereichen Zentrale Dienste und Finanzen bzw. Datenservice und Beschaffung vorgenommen werden. Schäden, Störungen und Änderungen sind umgehend den Fachbereichen Zentrale Dienste und Finanzen (Telefon 0211/1382 – (1)131) und Datenservice und Beschaffung (Telefon 0211/1382 – (1)136) zu melden. Jeder Mitarbeiter hat dafür Sorge zu tragen, dass die Telefaxgeräte betriebsbereit sind.

Dazu gehört auch, dass fehlendes Material (z. B. Toner, Papier etc.) angefordert wird. Die Ansprechpartner in den Beratungs- und Begutachtungszentren sind jeweils die Assistenzkräfte mit umfassenden Aufgaben; in der Hauptverwaltung ist der Fachbereich Datenservice und Beschaffung zu informieren (Telefon 0211/1382 – (1)131)/ (1) 136).
Insbesondere ist der Mitarbeiter für folgendes verantwortlich:

• Jede Telefaxsendung ist mit dem Vorblatt des Medizinischen Dienstes Nordrhein zu versehen. Auf dem Vorblatt sollen Absender und Empfänger, deren Fax- und Telefonnummer sowie Gesamtzahl der zu sendenden Seiten ersichtlich sein.
   
• Vor der Sendung zu prüfen, ob die richtige Anschlussnummer  eingegeben wurde und erst dann die START-Taste zu betätigen.  Sollte es sich beim Versenden um ein fehlerhaftes Fax handeln (z. B. falsche Fax Nr.) ist im Zweifelsfall die Sendung abzubrechen. Ist dies nicht mehr möglich, so ist mittels Anruf bzw. eines erneuten Faxes der unberechtigte Empfänger entsprechend zu unterrichten und zu bitten, das Fax zu vernichten bzw. als gegenstandslos zu betrachten.
   
• Werden besonders schutzbedürftige Daten (z. B. sensible personenbezogene Angaben) versendet, ist unbedingt dafür Sorge zu tragen, dass das Telefax den richtigen Empfänger erreicht.
   
• Der Sendebericht ist nach dem Absenden eines Telefaxes  zu kontrollieren, ob die richtige Verbindung zu Stande gekommen ist und ob das Telefax vollständig übertragen wurde.
   
• Ausgedruckte Sendeberichte sind mit der gesendeten Unterlage zu den Akten zu nehmen oder, sofern es keine Akte gibt, in einem Sammelordner für Sendeberichte zu heften.
   
• Bei Abwesenheit sind eingehende dringende Faxe, die einen Handlungsbedarf erfordern, an den zuständigen Mitarbeiter der Organisationseinheit weiterzuleiten.
   
• Telefaxumleitungen und Weiterschaltungen sind nur insoweit zulässig, als die dort erreichbaren Mitarbeiter zur Annahme und Kenntnisnahme befugt sind.

2.4.2 Verantwortung der Fachbereiche Zentrale Dienste und Finanzen und Datenservice und Beschaffung

Der Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen hat dafür Sorge zu tragen, dass
 

• Telefaxgeräte mit Empfangsfunktion nur in solchen Räumen untergebracht werden, die ausreichend gesichert sind und sicherstellen, dass Telefaxsendungen nicht unbemerkt ankommen und von Unbefugten entnommen oder eingesehen werden können.

Die Fachbereiche Datenservice und Beschaffung und Zentrale Dienste und Finanzen haben dafür Sorge zu tragen, dass

• die Mitarbeiter von technischen Problemen entlastet werden,
   
• sich das eigene Telefaxgerät mit seiner aktuell gültigen Rufnummer meldet, wenn es von einem anderen Gerät angewählt wird,
   
• wenn ein Telefaxgerät entsorgt oder zur Reparatur außer Haus gegeben wird, alle noch im Gerät gespeicherten Daten (z. B. Zielrufnummern, Daten des Kommunikationsjournals) gelöscht werden.

2.5 Datenschutz

Die unter Ziffer 1.5 Datenschutz aufgeführten Regelungen bezüglich der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Bestands- und Verbindungsdaten gelten auch für die Telefaxabwicklung.

Das Telefaxgerät ist so aufzustellen, dass Unbefugte keine Kenntnis vom Inhalt eingehender Telefax-Sendungen erhalten können. Insbesondere sollte ein Telefaxgerät nicht in einem Flur oder einem Raum aufgestellt werden, indem Dritte ungehindert in die Nähe des Telefaxgerätes kommen und empfangene Sendungen lesen können.


3. Mobilfunktelefon (Handy) / Mobile Digital Assistent (MDA)

Dieser Teil der Dienstanweisung regelt die zur Verfügungstellung von Handys und MDA’s (Mobile Digital Assistent) und deren dienstliche Nutzung im Medizinischen Dienst Nordrhein, sowie den Schutz personenbezogener Daten und des gesprochenen Wortes vor unzulässigem Gebrauch. Die Bestimmungen der jeweils gültigen Datenschutzgesetze sind Bestandteil dieser Anweisung.


3.1 Geltungsbereich

Die nachfolgenden Regelungen gelten für alle Mitarbeiter, die dienstlich ein Mobilfunktelefon (Handy) oder Mobile Digital Assistent (MDA) nutzen.

Die Geräte und die darüber angebotenen Leistungsmerkmale dienen der Unterstützung bei der Aufgabenerledigung. Mit Ausnahme des Internets und der Faxfunktion können alle Leistungsmerkmale genutzt werden.

Die Kommunikation erfolgt nach dem Prinzip der Transparenz und des Einverständnisses aller Beteiligten (gemäß § 8 Sicherung der Persönlichkeitsrechte der Dienstvereinbarung über den Betrieb einer Telekommunikationsanlage).


3.2 Private Nutzung

Handys/MDA’s sind nur dienstlich zu nutzen. In Notfällen ist die private Nutzung erlaubt.

Für die private Nutzung kann die Einrichtung einer privaten Leitung (TwinBill bei T-Mobile) durch den Nutzer beantragt werden. Der Antrag (siehe Anlage: T-Mobil Business Auftrag TwinBill) steht als Vordruck von T-Mobile zur Verfügung. Die Kosten für die private Leitung trägt im vollen Umfang der private Nutzer. Der Medizinische Dienst hat keinerlei Möglichkeit, in Gesprächsnachweisen oder Kosten für den privaten Teil Einblick zu nehmen.


3.3 Verantwortlichkeiten

3.3.1 Verantwortung des Fachbereiches Zentrale Dienste

Die Mitarbeiter werden vor der erstmaligen Nutzung in die Handhabung des Handys/MDA eingewiesen. Die Einweisung wird durch den Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen organisiert. Der Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen hat dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter von technischen Problemen entlastet werden.

In den Verantwortungsbereich des Fachbereichs Zentrale Dienste und Finanzen fallen insbesondere folgende Maßnahmen:

• die Rufnummern (z. B. 0190-, 0900 oder ähnlich kostenintensive) zu sperren,
   
• die Aushändigung des Handys/MDA’s in einem Übergabeprotokoll zu dokumentieren,
   
• Störungen zu beheben und Reparaturen zu veranlassen,
   
• bei Rückgabe die Vollständigkeit des Zubehörs und Funktionsfähigkeit der Geräte zu überprüfen.

3.3.2 Verantwortung des Mitarbeiters

Die Handys und MDA’s werden nicht mit einer Freisprecheinrichtung im Sinne der Straßenverkehrsordnung ausgestattet. In Kraftfahrzeugen dürfen diese nur im Rahmen der Vorgaben der Straßenverkehrsordnung genutzt werden. Als Fahrer eines dienstlich/privat genutzten Fahrzeugs darf der Mitarbeiter während der Fahrt nicht telefonieren, weil sonst bei einem Unfall die Mithaftung in Betracht kommt.

Der Mitarbeiter trägt insbesondere die Verantwortung dafür, dass

• während der Dauer des Arbeitstages das Handy/MDA grundsätzlich einsatzbereit gehalten wird, nach Beendigung der regulären Arbeitszeit (Gleitzeitrahmen 07:00 – 18:00 Uhr, Teilzeitbeschäftigte entsprechend Ihrer Arbeitszeit), sowie während der Begutachtungen, die Handys/MDA’s abgeschaltet werden, es sei denn eine TwinBill-Leitung zur privaten Nutzung wurde beantragt,
   
• bei Benutzung des Handy/MDA in fremden Büroräumen die Sicherheitsregelungen der besuchten Organisation (z. B. Krankenhäuser, etc.) beachtet wird,
   
• zum Telefonieren ein ungestörter Bereich aufgesucht wird, wenn Dienstgeheimnisse/personenbezogene Daten/Sozialdaten über das Handy/MDA weitergegeben werden,
   
• für die Benutzung des Navigationssystems Tom Tom die Funktion Bluetooth zu aktivieren ist. Wird das Navigationssystem nicht mehr benötigt, ist die Funktion Bluetooth sofort zu deaktivieren, ansonsten kann nicht ausgeschlossen werden, dass sich Hacker bei aktivierter Bluetooth-Funktion Zugriff auf Daten oder Handy-Befehle verschaffen, ohne dass der Benutzer darauf aufmerksam wird. Sie können Anrufe tätigen, Textnachrichten senden und lesen, Termine und Kontakte sowie zugehörige Bilder im Adressbuch einsehen und erstellen bzw. ändern, Telefongespräche mithören und Verbindungen zum Internet herstellen. Die Funktion Bluetooth ist daher standardmäßig auszuschalten,
   
• die SIM-Karte durch eine vier- bis achtstellige persönliche Geheimzahl (PIN) gegen unberechtigten Zugriff geschützt wird. Um eine missbräuchliche Nutzung der SIM-Karte zu verhindern, muss bei der ersten Benutzung unbedingt die Abfrage der PIN aktiviert werden, sodass diese nach dem Einschalten des Mobiltelefons eingegeben werden muss! Weiterhin muss sofort die voreingestellte PIN geändert werden! Hierbei darf keine triviale oder leicht vorhersagbare PIN gewählt werden. (1111, Geburtsdatum etc.). Die PIN darf keinesfalls zusammen mit dem Mobilfunktelefon bzw. der SIM–Karte aufbewahrt werden,
   
• die Mailbox regelmäßig abgehört wird,
   
• die Handys/MDA’s nach der Einsatzzeit in der Wohnung/Unterkunft aufbewahrt werden. Sie dürfen nicht in Kraftfahrzeugen zurückgelassen werden,
   
• sofern die Handys/MDA’s über die Möglichkeit verfügen, ein Zugangspasswort einzurichten, ist diese Funktion zu aktivieren. Die Sicherheitsabfrage soll bei einer erneuten Benutzung nach einer 2-stündigen Nichtbenutzung eingestellt werden (siehe Anlage: Aktivierung des Kennwortschutzes beim MDA),
   
• nur bei sicher erscheinender Rufnummer reagiert wird, weil ansonsten Schäden oder Virenbefall eintreten können, 
   
• vor dem Absenden einer Kurzmitteilung (SMS), die Empfängerangaben immer überprüft werden. Es passiert immer wieder das SMS versehentlich beim falschen Empfänger landen. SMS sind regelmäßig zu löschen,
   
• die Benutzung der Internetfunktion und Faxfunktion verboten ist,
   
• die dienstliche SIM-Karte ausschließlich in einem dienstlichen Endgerät betrieben wird, es sei denn, eine abweichende Verfahrensweise ist mit dem Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen vereinbart,
   
• bei Störungen ist unverzüglich der Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen zu benachrichtigen (Telefon 0211/1382 – (1)171). Jegliche Veränderungen sowie Reparaturen am Handy/MDA sind nur dem Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen vorbehalten.

3.3.3 Abwesenheit

Bei geplanter Abwesenheit von mehr als einem Tag (z. B. Urlaub, Fortbildung) ist der Mitarbeiter verpflichtet, sein Handy/MDA sicher und ordnungsgemäß abgeschaltet aufzubewahren, es sei denn der Mitarbeiter verfügt über eine TwinBill-Leitung für die private Nutzung.

Bei nicht geplanter Abwesenheit von mehr als einer Woche (z. B. Krankheit) hat der Vorgesetzte (oder ein von ihm benannter Vertreter) das Recht, das Handy/MDA des betroffenen Mitarbeiters abholen zu lassen bzw. die Rückgabe zu veranlassen. Für Mitarbeiter im Besitz einer TwinBill-Leitung gilt die Nutzungsvereinbarung.


3.4 Ausscheiden eines Mitarbeiters

3.4.1 Weitere Vorgehensweise

Der Fachbereich Personal ist verpflichtet, den Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen umgehend über den genauen Ausscheidungstermin eines Mitarbeiters zu unterrichten. Der Vorgesetzte des Mitarbeiters informiert ebenfalls sofort den Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen, so dass die weitere Verwendung des Handys/MDA´s gemeinsam geplant werden kann. Der Mitarbeiter hat dafür Sorge zu tragen, dass das Handy/MDA vor dem Ausscheiden über den Vorgesetzten dem Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen ordnungsgemäß zurückgegeben wird. 


3.4.2 Löschen von lokalen Daten

Nach Ausscheiden des Mitarbeiters wird das Handy/MDA neu konfiguriert (d. h. alle vorhandenen lokal gespeicherten Daten werden gelöscht).


3.5 Datenschutz und Datensicherheitsmaßnahmen

3.5.1 Datenschutz

Die Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sind zu beachten
(siehe hierzu auch Ziffer 1.5 Datenschutz dieser Dienstanweisung). Die Handys/MDA’s werden stichprobenartig oder bei besonderen Anlässen vom Datenschutzbeauftragten und der Innenrevision geprüft.


3.5.2 Auskünfte und Übermittlung von Daten

Beim telefonischen Auskunftsersuchen (telefonisch sollte grundsätzlich keine Auskunft über personenbezogenen Daten erteilt werden) ist zweifelsfrei die Identität und Befugnis des Ersuchenden festzustellen. Zur Sicherheit sollte die Überprüfung der Rufnummer durch Rückruf erfolgen. Dies gilt auch für Auskünfte, die per Telefax erteilt werden.


3.5.3 Verlust

Der Verlust des Handys/MDA’s ist sofort dem Fachbereich Zentrale Dienste und Finanzen (Telefon 0211/1382 –(1)171) zu melden. 

 
4. Inkrafttreten

Diese Dienstanweisung tritt am Tag der Unterzeichnung in Kraft und ersetzt die bis dahin gültige Dienstanweisung vom 29.10.2009.

Zu der Dienstanweisung Telekommunikation - Fernsprecheinrichtung, Telefax, Mobilfunktelefon (Handy) / Mobile Digital Assistent (MDA) gehören auch folgende Dienstanweisungen und -vereinbarungen:

Dienstanweisung E-Mail

Dienstanweisung Internet

Dienstanweisung MDKnet

Dienstvereinbarung über den Betrieb einer Telekommunikationsanlage