Dokumentierte Information - was versteht man darunter?

Alle Regelungen, die das Unternehmen festlegt oder externe Vorgaben, die für die Qualität der Dienstleistungen relevant sind. Diese Informationen müssen gelenkt und aufrechterhalten werden.

Dabei kann es sich um Dokumente handeln, die für den Betrieb der Organisation erstellt wurden (z. B. Regelungen, Fachinformationen), das QM-System und die beschriebenen Prozesse betreffen (QM-Doku) oder auch Ergebnisse/Aufzeichnungen (z. B. unsere Gutachten).

Diese Informationen können in jeglichem Format oder Medium vorliegen, sowie aus jeglicher Quelle stammen.

Unser Anspruch

• Die gesetzlichen Vorgaben zum Umgang mit Dokumenten werden eingehalten.
• Zuständigkeiten für die Erstellung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten sind geregelt und die Fachverantwortlichen fühlen sich zuständig für die Aktualität ihrer Inhalte.
• Mitarbeiter/innen stehen die benötigten Informationen jederzeit zur Verfügung (Transparenz).
• Die getroffenen Regelungen dienen dazu, die Risiken zu vermeiden.

Kennzeichnung von Dokumenten (Achtung - bitte an Kennzeichnung in der Fußzeile denken!)

Grundsätzlich sind alle veröffentlichten Dokumente (bspw. im Intranet, Webseite, Laufwerk, Notes Kachel) mit s. g. Lenkungsinformationen zu versehen.

Geben Sie dazu in der Fußzeile jeweils folgende Informationen an (von links nach rechts):

• Ersteller des Dokumentes (Verantwortliche Organisationseinheit)
• Stand des Dokumentes
• Seitenzahlen (Seite x von y)

Archivierung von dokumentierten Informationen

Die Leitungen der Organisationseinheiten im Medizinischen Dienst prüfen regelmäßig, welche Nachweispflichten aufgrund interner und externer Vorgaben bestehen und welche Aufzeichnungen darüber hinaus zweckmäßig sind. Die jeweiligen Fristen werden in den QM-Dokumenten oder in bereichsintern geführten Listen dokumentiert.

Papieraufzeichnungen/Dokumente, die datenschutzrelevante Angaben enthalten, entsorgen Sie über die zur Verfügung gestellten Datenschutzcontainer.